ファシリティ・マネジメントは、安全で効率的な職場を維持するための重要な側面です。物理的なインフラの維持から、リソースの管理、従業員の快適な環境の確保まで、幅広い業務が含まれる。以下は、組織がファシリティマネジメント・プログラムを改善する余地のある5つの主要分野である。
1.予防保全の適切な使用：
設備管理の改善で最も一般的な分野の一つは、予防保全の最適化である。予防保全は効果的なツールである一方、計画的な保全活動すべてに対するキャッチオールとして使用されることが多い。設備やシステムの故障の調査中に、是正処置によって、容易に防ぐことができない問題のための予防保全活動が作成されることがよくあります。多くの場合、これらの作業は、リエンジニアリングによって修正されるべき設計上の問題を補うために作成される。多くの組織は、メンテナンスの問題が致命的になってからしか対処せず、修理コストやダウンタイムの増大を招いている。予知技術、状態ベース保全、根本原因分析、信頼性中心保全など、すべてのプロアクティブ・メンテナンス・タスクを理解し、最適化することが不可欠である。それぞれを適切に使用するための鍵は、適切なエンジニアリング、制御、オペレーション、そして最終的にはメンテナンスを通じて、特定された潜在的な故障に対処することである。
2.適切な人材に意思決定権を与える：
施設の維持・運営能力に影響を与える決定には、施設管理者も参加しなければならない。施設担当者は、意思決定に対して重要な意見を持つべきである。施設の専門家を早い段階で選定プロセスに参加させることは、長期的な成功に大きく影響する。これは、特に小規模な新興施設では極めて重要である。このような決定が下されると、その多くはほぼ不可能となる。調査による是正措置／予防措置に含まれていたり、すでに多額の金銭的負担が発生した後だったりすることもある。これらのシステムの決定と開発に適切な人材を関与させることは、施設の効果的な管理にとって極めて重要である。
3.時間をかけて正しい指標を選択する：
主要業績評価指標（メトリックス）は、すべてのグループにとって、施設の現在の運営状況と、それが各グループに与える影響を理解するための効果的なツールとなります。オペレーショナル・エクセレンスは、施設計画の問題や変更を迅速かつ効率的に伝えることができる。ここで、ティアプロセスとは、機能エリアが毎日またはシフトごとにミーティングを行い、徐々に高いレベルの機能横断的なティアミーティングを通じて情報を上に伝えていくルーチンのことである。このようなシステムは、最終的な結果よりもプロセスに焦点を当てて構築され、使用されることがあまりにも多い。しかし、多くの場合、測定基準がすべて「グリーン」であることを確認することに重点が置かれ、「私たちは正しいことを測定しているのか」という厳しい問いかけは行われない。施設の適切な運営には、プロセスの健全性を測る指標の開発と、情報を効果的に伝達するためのコミュニケーションが不可欠です。
4.テクノロジーを受け入れ、効果的に導入する：
現代の設備管理は、業務を合理化し効率を向上させるために、さまざまなテクノロジーやソフトウェア・ソリューションに依存している。このテクノロジーを効果的に活用することで、施設の管理能力を大幅に向上させることができる。設備管理ソフトウェア、IoTデバイス、その他のテクノロジー・ソリューションに投資し、それを導入・管理するための適切な人材とトレーニングを受けることで、施設はメンテナンス・スケジュールを最適化し、設備の健全性を監視し、より良いパフォーマンスのためにデータ駆動型の意思決定を行うことができる。警告：これには、このテクノロジーをうまく実装できる成熟した組織を開発する必要があります。人材配置、トレーニング、内部プロセスが新技術をサポートできるようにすることが、成功には不可欠です。テクノロジーへの投資ROIは、企業の成熟度やテクノロジーを実装する能力に直結します。
5.効果的な資産管理
アセットマネジメントは、その核心において単に優れた意思決定であり、組織の計画や戦略に沿ったものでなければならない。すべての施設関係者を考慮した、プロアクティブで文書化された計画を持つ。資産の適切な管理は、施設の規制遵守と長期的な成功にとって極めて重要である。適切なライフサイクル計画により、施設は、計画された作業を効果的に実行し、機器の故障に対応し、今後何年にもわたって機器を有効な状態に維持することができる。規制の厳しい医薬品の世界では、機器の操作、スペアパーツの要件（識別、ストック、ルーチン作業への参照）、機器の文書化を理解することも重要である。社内プロセスの見直しは、なぜそのようなことをするのか、それが組織の使命を支えているのかを問うために行うべきである。そして、その仕事を最も効果的に行うにはどうすればよいかを問う。
結論として、設備管理は、綿密な計画、細部への注意、積極的なアプローチを必要とする複雑な分野である。上述した5つの鍵は、施設管理グループの効率と費用対効果を大幅に改善することができる。適切な予防保全、専門的な訓練を受けた人材による十分な情報に基づいた意思決定、強固なコミュニケーション計画の構築、テクノロジーの導入、効果的な資産管理に注力することで、施設の円滑な運営を確保し、組織全体の成功に貢献することができる。