Cinco claves para el éxito de la gestión de instalaciones

La Gestión de Instalaciones es un aspecto crítico para mantener un lugar de trabajo seguro y eficiente. Implica una amplia gama de tareas, desde el mantenimiento de la infraestructura física hasta la gestión de los recursos y la garantía de un entorno confortable para los empleados. A continuación se indican cinco áreas clave en las que las organizaciones suelen tener margen para mejorar su programa de Gestión de Instalaciones.

1. Uso adecuado del Mantenimiento Preventivo:

Una de las áreas más comunes de mejora de la gestión de instalaciones es la optimización del mantenimiento preventivo. Aunque el mantenimiento preventivo es una herramienta eficaz, a menudo se utiliza como cajón de sastre para todas las actividades de mantenimiento planificadas. Durante la investigación de un fallo de un equipo o sistema, las acciones correctivas suelen llevar a la creación de actividades de mantenimiento preventivo para problemas que no pueden evitarse fácilmente. A menudo, estas tareas se crean para compensar problemas de diseño que deberían corregirse mediante reingeniería. Muchas organizaciones sólo abordan los problemas de mantenimiento cuando se vuelven críticos, lo que provoca mayores costes de reparación y tiempos de inactividad. Es imperativo comprender y optimizar todas las tareas de mantenimiento proactivo, incluidas las tecnologías predictivas, el mantenimiento basado en la condición, el análisis de las causas raíz y el mantenimiento centrado en la fiabilidad. La clave para utilizar cada una de ellas correctamente es abordar los fallos potenciales identificados mediante la ingeniería, los controles, las operaciones y, por último, el mantenimiento adecuados.

2. Permitir que el personal adecuado tenga autoridad para tomar decisiones:

Los responsables de las instalaciones deben ser incluidos en las decisiones que afecten a la capacidad de mantener y hacer funcionar las instalaciones. El personal de las instalaciones debe tener una participación significativa en las decisiones. Incorporar pronto a un experto en instalaciones al proceso de selección puede influir mucho en el éxito a largo plazo. Esto es especialmente importante en las pequeñas instalaciones de nueva creación. Una vez tomadas estas decisiones, muchas son casi imposibles de superar. Pueden haberse incluido en acciones correctivas/preventivas de una investigación o después de que ya se haya incurrido en un importante riesgo financiero. Tener a las personas adecuadas implicadas en la decisión y el desarrollo de estos sistemas es crucial para la gestión eficaz de la instalación.

3. Tómate el tiempo necesario para seleccionar las métricas correctas:

Los indicadores clave de rendimiento, o métricas, pueden ser una herramienta eficaz para que todos los grupos comprendan el estado operativo actual de las instalaciones y cómo afecta a cada grupo. La excelencia operativa puede ser una forma rápida y eficaz de comunicar problemas y cambios en los planes de las instalaciones. En este caso, el proceso de niveles es una rutina en la que las áreas funcionales se reúnen cada día o cada turno y transmiten la información a través de niveles progresivamente superiores de reuniones de niveles interfuncionales. Con demasiada frecuencia, estos sistemas se construyen y utilizan centrándose en el proceso y no en los resultados finales. Esto debería comunicar la información entre grupos, así como hacia arriba y hacia abajo en la estructura de gestión; sin embargo, a menudo, la atención se centra en asegurarse de que las métricas son todas «verdes», en lugar de preguntarse lo difícil: «¿Estamos midiendo lo correcto?». El desarrollo de métricas que midan la salud de los procesos y las comunicaciones diseñadas para transmitir eficazmente la información es esencial para el buen funcionamiento de la instalación.

4. Adoptar y aplicar eficazmente la tecnología:

La gestión moderna de instalaciones se basa en diversas tecnologías y soluciones de software para agilizar las operaciones y mejorar la eficacia. El uso eficaz de esta tecnología puede mejorar significativamente la capacidad de gestión de las instalaciones. Invirtiendo en software de gestión de instalaciones, dispositivos IoT y otras soluciones tecnológicas, junto con el personal y la formación adecuados para implantarlos y gestionarlos, una instalación puede optimizar los programas de mantenimiento, controlar el estado de los equipos y tomar decisiones basadas en datos para mejorar el rendimiento. Atención: esto requiere desarrollar una organización madura que pueda implantar con éxito esta tecnología. Garantizar que tu personal, formación y procesos internos pueden soportar la nueva tecnología es fundamental para el éxito. El ROI de tu inversión en tecnología se correlacionará directamente con el nivel de madurez de la empresa y su capacidad para implantarla.

5. Gestión eficaz de activos:

La gestión de activos es simplemente una buena toma de decisiones en su esencia, y debe alinearse con los planes y la estrategia de la organización. Ten un plan proactivo y documentado que tenga en cuenta a todas las partes interesadas de las instalaciones. La gestión adecuada de los activos es crucial para el cumplimiento de la normativa y el éxito a largo plazo de una instalación. Una buena planificación del ciclo de vida puede situar a la instalación en posición de ejecutar eficazmente el trabajo planificado, responder a los fallos del equipo y mantenerlo en un estado validado durante años. También es importante comprender el funcionamiento del equipo, los requisitos de las piezas de repuesto (identificación, almacenamiento y referencia al trabajo rutinario) y la documentación del equipo en el mundo regulado de los productos farmacéuticos. Hay que revisar los procesos internos para preguntarse POR QUÉ hacemos algo y si apoya la misión de la organización. Después, preguntar CÓMO podemos realizar esa tarea de la forma más eficaz.

En conclusión, la gestión de instalaciones es un campo complejo que requiere una planificación cuidadosa, atención a los detalles y un enfoque proactivo. Las cinco claves mencionadas pueden mejorar significativamente la eficacia y rentabilidad de tu grupo de gestión de instalaciones. Si te centras en un mantenimiento preventivo adecuado, un personal formado profesionalmente que tome decisiones con conocimiento de causa, la creación de un sólido plan de comunicaciones, la adopción de la tecnología y la gestión eficaz de los activos, puedes asegurarte de que tus instalaciones funcionen sin problemas, contribuyendo al éxito general de tu organización.