Η διαχείριση των εγκαταστάσεων αποτελεί κρίσιμη πτυχή της διατήρησης ενός ασφαλούς και αποτελεσματικού χώρου εργασίας. Περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων, από τη διατήρηση της φυσικής υποδομής έως τη διαχείριση των πόρων και τη διασφάλιση ενός άνετου περιβάλλοντος για τους εργαζόμενους. Παρακάτω παρουσιάζονται πέντε βασικοί τομείς στους οποίους οι οργανισμοί έχουν συνήθως περιθώρια βελτίωσης του προγράμματος Διαχείρισης Εγκαταστάσεων.
1. Σωστή χρήση της προληπτικής συντήρησης:
Ένας από τους πιο συνηθισμένους τομείς βελτίωσης της διαχείρισης εγκαταστάσεων είναι η βελτιστοποίηση της προληπτικής συντήρησης. Ενώ η προληπτική συντήρηση είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο, συχνά χρησιμοποιείται ως συλλεκτική ονομασία για όλες τις προγραμματισμένες δραστηριότητες συντήρησης. Κατά τη διάρκεια της διερεύνησης μιας βλάβης εξοπλισμού ή συστήματος, οι διορθωτικές ενέργειες συχνά οδηγούν στη δημιουργία δραστηριοτήτων προληπτικής συντήρησης για ζητήματα που δεν μπορούν εύκολα να προληφθούν. Συχνά, αυτές οι εργασίες δημιουργούνται για να αντισταθμίσουν ζητήματα σχεδιασμού που θα πρέπει να διορθωθούν μέσω της επανασχεδίασης. Πολλοί οργανισμοί ασχολούνται με θέματα συντήρησης μόνο όταν αυτά καθίστανται κρίσιμα, με αποτέλεσμα να αυξάνεται το κόστος επισκευής και ο χρόνος διακοπής λειτουργίας. Είναι επιτακτική ανάγκη να κατανοηθούν και να βελτιστοποιηθούν όλες οι εργασίες προληπτικής συντήρησης, συμπεριλαμβανομένων των τεχνολογιών πρόβλεψης, της συντήρησης βάσει κατάστασης, της ανάλυσης αιτιών και της συντήρησης με επίκεντρο την αξιοπιστία. Το κλειδί για τη σωστή χρήση του καθενός είναι η αντιμετώπιση των εντοπισμένων πιθανών βλαβών μέσω της κατάλληλης μηχανικής, των ελέγχων, των λειτουργιών και, τέλος, της συντήρησης.
2. Δώστε στο κατάλληλο προσωπικό εξουσία λήψης αποφάσεων:
Οι διαχειριστές εγκαταστάσεων πρέπει να συμμετέχουν στις αποφάσεις που επηρεάζουν την ικανότητα συντήρησης και λειτουργίας της εγκατάστασης. Το προσωπικό των εγκαταστάσεων πρέπει να έχει σημαντική συμβολή στις αποφάσεις. Η έγκαιρη συμμετοχή ενός εμπειρογνώμονα εγκαταστάσεων στη διαδικασία επιλογής μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τη μακροπρόθεσμη επιτυχία. Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο σε μικρότερες εγκαταστάσεις εκκίνησης. Μόλις ληφθούν αυτές οι αποφάσεις, πολλές από αυτές είναι σχεδόν αδύνατο να ξεπεραστούν. Μπορεί να έχουν συμπεριληφθεί σε διορθωτικές/προληπτικές ενέργειες από μια έρευνα ή αφού έχει ήδη προκύψει σημαντικό οικονομικό κόστος. Η συμμετοχή των σωστών ατόμων στην απόφαση και την ανάπτυξη αυτών των συστημάτων είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση της εγκατάστασης.
3. Αφιερώστε χρόνο για να επιλέξετε τις σωστές μετρήσεις:
Οι βασικοί δείκτες επιδόσεων, ή μετρήσεις, μπορούν να αποτελέσουν ένα αποτελεσματικό εργαλείο για όλες τις ομάδες ώστε να κατανοήσουν την τρέχουσα λειτουργική κατάσταση της εγκατάστασης και πώς αυτή επηρεάζει κάθε ομάδα. Η λειτουργική αριστεία μπορεί να είναι ένας γρήγορος, αποτελεσματικός τρόπος για την κοινοποίηση ζητημάτων και αλλαγών στα σχέδια των εγκαταστάσεων. Εδώ, η διαδικασία βαθμίδας είναι μια ρουτίνα όπου οι λειτουργικές περιοχές συναντώνται κάθε μέρα ή βάρδια και μεταβιβάζουν τις πληροφορίες προς τα πάνω μέσω προοδευτικά υψηλότερων επιπέδων διαλειτουργικών συναντήσεων βαθμίδας. Πολύ συχνά, αυτά τα συστήματα κατασκευάζονται και χρησιμοποιούνται, εστιάζοντας στη διαδικασία και όχι στα τελικά αποτελέσματα. Αυτό θα πρέπει να μεταδίδει πληροφορίες μεταξύ των ομάδων καθώς και προς τα πάνω και προς τα κάτω στη διοικητική δομή- ωστόσο, συχνά, η έμφαση δίνεται στο να διασφαλιστεί ότι οι μετρήσεις είναι όλες “πράσινες” και όχι στο να τεθεί το δύσκολο ερώτημα “Μετράμε το σωστό πράγμα”. Η ανάπτυξη μετρήσεων που μετρούν την υγεία των διαδικασιών και των επικοινωνιών που έχουν σχεδιαστεί για την αποτελεσματική παροχή πληροφοριών είναι απαραίτητη για την ορθή λειτουργία της εγκατάστασης.
4. Αγκαλιάστε και εφαρμόστε αποτελεσματικά την τεχνολογία:
Η σύγχρονη διαχείριση εγκαταστάσεων βασίζεται σε διάφορες τεχνολογίες και λύσεις λογισμικού για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών και τη βελτίωση της αποδοτικότητας. Η αποτελεσματική χρήση αυτής της τεχνολογίας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ικανότητα διαχείρισης των εγκαταστάσεων. Επενδύοντας σε λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων, συσκευές IoT και άλλες τεχνολογικές λύσεις, μαζί με το κατάλληλο προσωπικό και την εκπαίδευση για την εφαρμογή και τη διαχείρισή τους, μια εγκατάσταση μπορεί να βελτιστοποιήσει τα χρονοδιαγράμματα συντήρησης, να παρακολουθεί την υγεία του εξοπλισμού και να λαμβάνει αποφάσεις βάσει δεδομένων για καλύτερη απόδοση. Προσοχή: αυτό απαιτεί την ανάπτυξη ενός ώριμου οργανισμού που μπορεί να εφαρμόσει με επιτυχία αυτή την τεχνολογία. Η διασφάλιση ότι η στελέχωση, η κατάρτιση και οι εσωτερικές διαδικασίες σας μπορούν να υποστηρίξουν τη νέα τεχνολογία είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία. Η απόδοση της επένδυσης στην τεχνολογία θα συσχετιστεί άμεσα με το επίπεδο ωριμότητας της εταιρείας και την ικανότητά της να εφαρμόσει την τεχνολογία.
5. Αποτελεσματική διαχείριση περιουσιακών στοιχείων:
Η διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων είναι απλώς καλή λήψη αποφάσεων στον πυρήνα της και πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τα σχέδια και τη στρατηγική του οργανισμού. Διαθέστε ένα προληπτικό, τεκμηριωμένο σχέδιο που λαμβάνει υπόψη όλους τους εμπλεκόμενους φορείς των εγκαταστάσεων. Η ορθή διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων είναι ζωτικής σημασίας για τη συμμόρφωση με τις κανονιστικές διατάξεις και τη μακροπρόθεσμη επιτυχία μιας εγκατάστασης. Ο καλός σχεδιασμός του κύκλου ζωής μπορεί να φέρει την εγκατάσταση σε θέση να εκτελεί αποτελεσματικά τις προγραμματισμένες εργασίες, να ανταποκρίνεται σε βλάβες του εξοπλισμού και να διατηρεί τον εξοπλισμό σε επικυρωμένη κατάσταση για τα επόμενα χρόνια. Η κατανόηση της λειτουργίας του εξοπλισμού, των απαιτήσεων ανταλλακτικών (αναγνώριση, αποθήκευση και αναφορά σε εργασίες ρουτίνας) και της τεκμηρίωσης του εξοπλισμού στον ρυθμιζόμενο κόσμο των φαρμακευτικών προϊόντων είναι επίσης σημαντική. Θα πρέπει να γίνεται επανεξέταση των εσωτερικών διαδικασιών για να αναρωτηθούμε ΓΙΑΤΙ κάνουμε κάτι και αν αυτό υποστηρίζει την αποστολή του οργανισμού. Στη συνέχεια, να αναρωτηθούμε ΠΩΣ μπορούμε να εκτελέσουμε πιο αποτελεσματικά το συγκεκριμένο έργο.
Εν κατακλείδι, η διαχείριση εγκαταστάσεων είναι ένας πολύπλοκος τομέας που απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, προσοχή στη λεπτομέρεια και προληπτική προσέγγιση. Τα πέντε κλειδιά που αναφέρθηκαν παραπάνω μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την αποδοτικότητα και τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας της ομάδας διαχείρισης εγκαταστάσεων που διαθέτετε. Εστιάζοντας στη σωστή προληπτική συντήρηση, στο επαγγελματικά καταρτισμένο προσωπικό που λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις, στη δημιουργία ενός σταθερού σχεδίου επικοινωνίας, στην υιοθέτηση της τεχνολογίας και στην αποτελεσματική διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι εγκαταστάσεις σας λειτουργούν ομαλά, συμβάλλοντας στη συνολική επιτυχία του οργανισμού σας.