Nel luglio 2021, l’Agenzia Europea dei Medicinali (EMA) ha pubblicato il documento di riflessione intitolato “Good Manufacturing Practice (GMP) and the Marketing Authorisation Holder (MAH)”. Questo documento, aggiornato nel gennaio 2022, rappresenta un’importante linea guida per i titolari di autorizzazione all’immissione in commercio per comprendere le loro responsabilità in materia di GMP, soprattutto nei casi in cui non siano direttamente coinvolti nel processo di produzione.
Le responsabilità dei titolari di autorizzazione all’immissione in commercio comprendono diverse aree chiave, tra cui:
- Audit e attività di qualificazione: Condurre audit e garantire la qualificazione dei siti produttivi.
- Comunicazione con i siti di produzione: I MAH sono responsabili della condivisione delle informazioni sul dossier MA, della gestione delle variazioni, della gestione degli impegni normativi e altro ancora.
- Revisioni della qualità dei prodotti: I MAH devono effettuare revisioni periodiche per valutare e garantire la qualità dei prodotti.
- Difetti di qualità, reclami e richiami di prodotti: Gestire e affrontare i difetti di qualità, i reclami e i richiami dei prodotti è una parte fondamentale delle loro responsabilità.
- Mantenimento della fornitura di medicinali: Garantire la fornitura ininterrotta al mercato.
- Attività di miglioramento continuo: Implementare i miglioramenti dei processi e monitorare i risultati per migliorare la qualità e la sicurezza dei prodotti.
- Responsabilità relative alla Direttiva sui Medicinali Falsificati(FMD): Questo include la gestione delle caratteristiche di sicurezza, dei sistemi di repository, del caricamento dei dati di serializzazione e della disattivazione degli identificatori unici in conformità con le normative.
L’Allegato 16 sottolinea che la responsabilità ultima per le prestazioni di un medicinale durante il suo ciclo di vita, comprese la sicurezza, la qualità e l’efficacia, spetta al titolare dell’autorizzazione all’immissione in commercio.
Come si comporta oggi MAH con i suoi produttori a contratto?
Vediamo più da vicino come questo potrebbe essere implementato in termini pratici.
Cosa devi sapere
Il processo inizia con la creazione di un accordo tecnico completo che delinea nel dettaglio le responsabilità del MAH e del produttore.
- Questo documento fondamentale funge da pietra miliare, offrendo una chiara tabella di marcia a entrambe le parti per quanto riguarda i rispettivi obblighi. Tuttavia, questo documento non prescrive i meccanismi precisi per la comunicazione e l’esecuzione né specifica quando devono essere avviati i contatti.
- In genere, questi aspetti vengono gestiti attraverso una combinazione di check-in formali e informali che coinvolgono il personale chiave. Queste riunioni coinvolgono il personale chiave responsabile della qualità, della produzione, degli esperti in materia (PMI) e degli aspetti normativi. Ad esempio, i responsabili della qualità per il rilascio dei lotti partecipano alle riunioni di fornitura MAH e produzione. Il personale addetto alla produzione, alla qualità e alle normative fa parte delle riunioni di controllo delle modifiche a cui partecipano MAH e il produttore per allinearsi sulle modifiche e sulle tempistiche di implementazione delle stesse in base alle valutazioni d’impatto, alle richieste normative e alle approvazioni degli obiettivi.
- La comunicazione formale comprende le revisioni dell’alta direzione, le riunioni di miglioramento tecnico, le riunioni sulla qualità, le riunioni di gestione delle modifiche e le riunioni di fornitura. La comunicazione informale avviene sotto forma di aggiornamenti quotidiani sullo stato di rilascio dei lotti, sulle deviazioni sollevate, sui reclami ricevuti, sulle modifiche apportate, ecc. tramite e-mail o chiamate.
- Viene creato un archivio condiviso per archiviare sistematicamente le informazioni critiche, che comprendono i dettagli della registrazione dell’autorizzazione all’immissione in commercio, l’etichettatura e la grafica attuali, i dettagli del prodotto, le variazioni approvate, le valutazioni d’impatto per le modifiche proposte, le registrazioni delle deviazioni, i rapporti di audit, i certificati di analisi e le dichiarazioni del responsabile della qualità (QP). Questo archivio funge da struttura portante per facilitare l’essenziale comunicazione bidirezionale tra il titolare dell’autorizzazione all’immissione in commercio (MAH) e il produttore.
- Tuttavia, è fondamentale evitare di trasformare il repository in una discarica di dati non strutturati. I repository condivisi dovrebbero avere cartelle ben definite e dedicate a specifiche categorie di documenti come Master Batch Records, Test Specifications, Meeting Minutes e Batch Lists. Inoltre, è consigliabile implementare notifiche di avviso per informare tempestivamente i principali stakeholder quando vengono aggiunti nuovi documenti o aggiornati quelli esistenti all’interno del repository. Per chiarezza e controllo, assicurati che questi documenti siano visibili e tracciati attraverso l’indicizzazione dei documenti o l’assegnazione della data.
- Eliminare l’ambiguità nella comunicazione e nelle responsabilità è fondamentale per mantenere la conformità alle GMP. Considera quali interazioni fanno parte di una procedura formale e/o di un accordo tecnico. Considera quando i processi di comunicazione devono cambiare nel corso della vita del prodotto, ad esempio quando gli sviluppi, i cambiamenti e gli impegni del prodotto diminuiscono nel tempo.
Sia il MAH che il produttore devono essere pronti a dimostrare l’efficacia dei loro processi di comunicazione durante le ispezioni. Le norme GMP non consentono di conservare le informazioni da una parte o dall’altra e la professionalità e l’apertura all’interno dei team sono essenziali.
E per quanto riguarda la fornitura di prodotti?
I difetti di qualità dei prodotti o i richiami che comportano limitazioni delle forniture o carenze di prodotto metteranno inevitabilmente a dura prova il MAH e il produttore. Il MAH ha la responsabilità di garantire la disponibilità continua di un medicinale per soddisfare le esigenze dei pazienti. In questi scenari critici, è essenziale mantenere una comunicazione aperta e onesta tra le due parti. L’accordo tecnico dovrebbe affrontare in modo esaustivo i protocolli di comunicazione in queste circostanze, consentendo al MAH di notificare tempestivamente le autorità competenti.
E infine…
Il rispetto degli standard GMP richiede una condotta professionale. Entrambe le parti devono collaborare perfettamente per garantire la conformità.
Una comunicazione chiara, responsabilità ben definite e un approccio strutturato alla collaborazione tra i MAH e i loro produttori a contratto sono un requisito per mantenere la conformità alle GMP. Questo livello di trasparenza e professionalità è fondamentale nell’industria farmaceutica per garantire la qualità e la sicurezza dei medicinali.