Dies ist der zweite in einer Reihe von drei Artikeln, in denen wir die Lektionen vorstellen, die unser Validierungsteam bei der Durchführung von zwei Validierungsprojekten gelernt hat, bei denen der Entwurf der FDA für die Computer Software Assurance for Production and Quality System Software Guidance (CSA) verwendet wurde. Die Anzahl der Ressourcen, der Umfang der durchgeführten Arbeiten und die Anzahl der fertiggestellten Ergebnisse sind während der Ausführungsphase immer am höchsten. Aus diesem Grund treten in der Ausführungsphase die meisten Probleme während der Validierung auf, die sich erheblich auf die Projektkosten und den Zeitplan auswirken. In diesem Artikel werden Maßnahmen vorgestellt, mit denen sich Probleme, die bei der Implementierung von CSA-Methoden in der Ausführungsphase des Projekts auftreten, vermeiden oder zumindest deren Auswirkungen verringern lassen.
Lektion 1: Erstellen Sie umfassende Testpläne und Protokolle für alle Verifizierungstests
Der Validierungsplan legt fest, welche Leistungen für die Validierung der Systeme erforderlich sind. Dennoch müssen die Inhalte der Testpläne und -protokolle Informationen und Tests enthalten, die den im Plan definierten Verifizierungsanforderungen entsprechen. Ein problematischer Bereich, der bei der Verwendung des CSA-Leitfadens auftritt, ist die Verwendung von herstellergenerierten Dokumenten zur Verifizierung von Anforderungen mit geringem Risiko. Die Testdokumente der Anbieter werden in der Regel außerhalb der Validierungsbemühungen erstellt und enthalten häufig keine dokumentierten Testerwartungen und -ergebnisse, keine Angaben zur Identifizierung und Lösung von Problemen oder zur Identifizierung des Testausführenden und des Datums der Testdurchführung. Die CSA-Richtlinien verlangen diese Informationen in der Testdokumentation, wenn die Testergebnisse zur Überprüfung des Systembetriebs verwendet werden. Werden diese Punkte während der Tests nicht aufgezeichnet, kann dies zu einer Verzögerung des Projektabschlusses führen, weil die unzureichend dokumentierten Tests erneut getestet werden müssen. Beurteilen Sie das Qualitätsprogramm und die Verfahren eines Anbieters, um zu bestätigen, dass die von ihm gelieferten Produkte die Anforderungen des Leitfadens für angemessene Aufzeichnungen erfüllen. Wenn die Tests des Anbieters überprüft werden und diesen Anforderungen nicht genügen, können die Tests vor ihrer Durchführung geändert werden, um den Richtlinien zu entsprechen. Dies könnte bedeuten, dass ein zusätzliches Feld für Initialen/Daten hinzugefügt wird, auf eine Lösung für ein gefundenes Problem verwiesen wird oder das Ziel des Tests klarer erklärt wird. Ein proaktiver Ansatz zur Aktualisierung der Testdokumente von Anbietern kann die erneute Durchführung von Anbietertests vermeiden, die ursprünglich nicht den Anforderungen der CSA-Dokumentation zur Überprüfung von GxP-Aufzeichnungen entsprachen.
Anforderungen, die ein mittleres oder hohes Risiko darstellen, werden in der Regel mit robusteren Protokollen verifiziert, die unter Verwendung von GxP-konformen Prozessen und Verfahren erstellt und vom Arzneimittelhersteller statt vom Lieferanten überprüft und genehmigt werden. Diese Testergebnisse enthalten in der Regel alle Elemente, die in der CSA für ein akzeptables Testprotokoll aufgeführt sind. Bei der Erstellung dieser Dokumente empfiehlt es sich, einen Abschnitt in die Protokolle aufzunehmen, in dem die Anforderungen aufgeführt sind, die mit bereits abgeschlossenen Tests verifiziert wurden und keiner weiteren Überprüfung bedürfen. So können beispielsweise Site Acceptance Testing (SAT) auf Factory Acceptance Testing (FAT) oder Entwicklungstests verweisen, die Anforderungen mit geringem Risiko verifizieren. Installations- und Betriebsqualifizierungen können auf die gleiche Weise auf SATs oder FATs verweisen. Die Genehmigung von Protokollen, die diese Abschnitte enthalten, liefert den Nachweis, dass die Validierungs- und Qualitätssicherungsgruppen diese Ergebnisse akzeptiert haben, bevor sie zur nächsten Testphase übergehen. Die Einhaltung dieser Praktiken verhindert, dass übermäßige und unnötige Tests durchgeführt werden, und sie verhindert Überraschungen für die Projektbeteiligten, wenn sie die Anforderungen und Testergebnisse später im Projekt überprüfen.
Lektion 2: Alle Tests genau überwachen
Denken Sie daran, dass viele Anbieter daran gewöhnt sind, ihre Entwicklungs- und Werkstests mit wenig Aufsicht, informeller Aufzeichnung der Testergebnisse und nominaler Dokumentation von Problemen und deren Lösungen durchzuführen. Die formelle Dokumentation ihrer Testergebnisse, die Aufzeichnung der aufgetretenen Probleme (und deren Lösung) sowie die Unterzeichnung und Datierung aller Dateneinträge sind oft eine neue Praxis. Selbst nach der Teilnahme an einer Schulung, in der der neue Test-/Dokumentationsprozess erklärt wird, ist es möglich, dass sie in alte Gewohnheiten zurückfallen, insbesondere wenn es um Probleme und Abweichungen geht. Dies kann dazu führen, dass die gelieferten Testergebnisse und Dokumentationen nicht den Anforderungen an eine gute Dokumentation (GDP) für die Verwendung bei der Validierung entsprechen. Die Implementierung von Mechanismen zur kontinuierlichen Überwachung, um Probleme während der Ausführung sofort zu erkennen und zu beheben, kann die Anzahl der inakzeptablen Testergebnisse, die durch vom Anbieter durchgeführte Tests geliefert werden, minimieren. Besonders wichtig ist die Überwachung der vom Anbieter erbrachten Leistungen während der abschließenden Entwicklungstests und der FAT, wenn der Anbieter sich darauf konzentriert, das System für die Auslieferung freizugeben und nicht darauf, eine akzeptable Validierungsdokumentation zu erstellen.
Eine Methode, um diese zusätzliche Aufsicht zu gewährleisten, ist die Abhaltung kurzer Statusbesprechungen während der Tests der Anbieter, um Fragen zu beantworten und die Testanforderungen zu bekräftigen. Die Überprüfung einer Stichprobe von Testergebnissen während dieser Besprechungen und die Präsentation von Beispielen ordnungsgemäß dokumentierter Testergebnisse, insbesondere zu Beginn der Tests, kann die Einhaltung der Protokolle überprüfen, ein visuelles Beispiel für ordnungsgemäß aufgezeichnete Testergebnisse liefern und verhindern, dass viele dokumentierte Testergebnisse später im Projekt geändert werden müssen. Diese Änderungen kosten in den späteren Phasen des Projekts überraschend viele Ressourcen und Zeit. Daher ist es eine gute Praxis, Testergebnisse frühzeitig zu überprüfen, um zu verhindern, dass sie später Probleme verursachen. Diese Art der Überwachung beschleunigt auch die Problemlösung in einem frühen Stadium des Projekts, da sie von der früheren Praxis der Anbieter abhält, viele Probleme, die während der Entwicklungstests und sogar während der FAT entdeckt wurden, zwar zu bemerken, die Reparatur aber erst bei den SAT- oder Qualifikationstests abzuschließen. Dies war vor der Einführung des CSA akzeptabel, da die meisten Unternehmen nur die Ergebnisse der Qualifikationstests während ihrer Validierungsbemühungen akzeptierten. Dennoch ist es ein Problem, wenn die Ergebnisse aus der Entwicklung und dem FAT als geeignete Unterlagen für die Systemvalidierung verwendet werden.
Lektion 3: Kommunikation/Zusammenarbeit
Validierungspläne, die den bestehenden Validierungsmethoden folgen, erfordern eine effektive Kommunikation und viel Flexibilität bei der Ausführung. Die Anwendung neuer Praktiken unter Verwendung des CSA-Leitfadens vergrößert die Bedeutung der Verwendung dieser beiden Instrumente während der gesamten Projektdauer. Es sollten Meetings abgehalten werden, die sich auf Probleme konzentrieren, insbesondere auf solche, die durch die Einhaltung des CSA-Leitfadens entstehen. Fördern Sie die Offenheit im Team, denn einige Mitglieder fühlen sich möglicherweise unwohl mit den Änderungen und brauchen Verstärkung, um die gewünschten Leistungen zu erbringen. Fördern Sie auch bei diesen Treffen einen kooperativen Ansatz zur Abweichung und Problemlösung. Schaffen Sie klare Kommunikationskanäle, um Probleme zu melden und zu lösen, das Projekt auf den neuesten Stand zu bringen und die richtigen Ressourcen für die Erledigung der Aufgaben zu bestimmen. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, den Zeitplan des Projekts einzuhalten, indem sie die Lösung von Problemen beschleunigen, die Teammitglieder auf dem Laufenden halten und die Effizienz der Ausführung erhöhen. Eine gute Praxis ist die Erstellung einer Anforderungsnachvollziehbarkeitsmatrix zu Beginn des Projekts und ihre Aktualisierung während jedes Validierungsschritts. Auf diese Weise werden nicht nur die einzelnen Anforderungsrisiken, die zugehörigen Tests und das Dokument, das die Testergebnisse für die Anforderung verifiziert, identifiziert, sondern auch der Projektfortschritt visuell dokumentiert, alle Änderungen an den Deliverables identifiziert und die Lücken minimiert, die entstehen, wenn sich das Projekt dem Abschluss nähert. Durch diese Möglichkeit, die Validierung schnell zu ändern, werden die Auswirkungen auf die Testpläne und den Zeitplan minimiert.
Die Ausführungsphase wird immer die unvorhersehbarste Phase eines Validierungsprojekts sein, und die Umsetzung der CSA-Anleitung setzt viele Ressourcen einer anderen Philosophie der Softwarevalidierung aus, als sie es bisher gewohnt waren, was das Testen noch unvorhersehbarer machen kann. Durch die Umsetzung der in diesem Artikel vorgeschlagenen Maßnahmen kann ein Teil dieser Unvorhersehbarkeit aus der Ausführungsphase genommen werden, indem Probleme frühzeitig im Projekt korrigiert werden, um spätere Nacharbeiten zu reduzieren. Die Ergebnisse der Ausführungsphase sind äußerst wichtig, da sie bei behördlichen oder zukünftigen Überprüfungen einen dokumentierten Nachweis darüber liefern, wie das System validiert wurde. Die Validierungsergebnisse müssen klar, prägnant und vollständig sein und belegen, dass die Systemanforderungen erfüllt werden, unabhängig davon, wie viele Tests und Nachprüfungen erforderlich sind. Es ist also sinnvoll, sich darauf vorzubereiten, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.